Plánování profesní a kvalifikační struktury zaměstnanců patří k nejdůležitějším úkolům personálního řízení a má velký vliv na úspěšný rozvoj organizace. Předpokládá předvídání vývoje potřeb zaměstnanců, způsob ovlivňování pohybu zaměstnanců mezi firmou a okolím i mezi jednotlivými vnitropodnikovými útvary. Cílem plánování zaměstnanců je dosáhnou rovnováhy mezi potřebou pracovních sil a použitelnými zdroji a uspokojit tuto potřebu v souladu s žádoucí strukturou zaměstnanců.
Základem plánování zaměstnanců je kvalifikovaná prognóza vývoje pracovních sil a prognóza vývoje zdrojů pracovních sil. Vychází se v ní mj. z předpokládaného vývoje výrobního programu, změn technologie a organizace práce, investičních záměrů a vývoje odbytu v závislosti na tržní situaci. Souběžně s tím je nutno prognózovat i vývoj zdrojů pracovních sil, který bude ovlivněn věkovou strukturou zaměstnanců firmy, situací na trhu práce a demografickým vývojem ve státě, možností změn v kvalifikační struktuře vlastních zaměstnanců.
Při plánování způsobu pokrytí potřeb je nutno zvažovat možnost pokrytí potřeby z vnějších zdrojů (nábor a získávání zaměstnanců) a vnitřních zdrojů (zvyšování kvalifikace, rekvalifikace zaměstnanců, vnitřní výběr pro vedoucí funkce)
Důležitým aspektem plánování zaměstnanců je také výše nákladů na získání žádoucí struktury pracovní sil (nábor, rekvalifikace, mzdové náklad, odstupné pro uvolněné zaměstnance)
Získávání a výběr zaměstnanců
Získávání a výběr zaměstnanců je procesem realizace záměrů personální politiky a strategie. Zjištěná potřeba pracovních sil a jejich struktury se stává východiskem pro rozhodování, jakými metodami bude uspokojena. Vychází z informací o možných zdrojích pracovních sil (vnějších i vnitřních), o požadovaném počtu a struktuře pracovních sil a realizuje opatření k vytvoření souladu mezi těmito činiteli.
Vnější zdroje
Představují nabídku práce pracovníků především z oblasti regionu (není však podmínkou), zahrnují pracovníky vstupujících do výrobního procesu (absolventi škol), uvolněné zaměstnance z jiných organizací nebo zaměstnance projevující zájem o změnu zaměstnání. K jejich získávání se používá nejrůznějších metod náboru na základě informací o nabídkách volných míst, spolupráce s úřady práce a jinými institucemi poskytujícími služby zaměstnanosti (personální agentury).
Vnitřní zdroje
Představují je zaměstnanci uvolnění v důsledku technického rozvoje, změny struktury výroby či organizačních změn, dále zaměstnanci, kteří chtějí vykovávat náročnější práci nebo chtějí i z jiných důvodů změnit pracoviště. Personální praxe dává zpravidla přednost obsazování volných míst z vnitřních zdrojů. Jejich vlastnosti i schopnosti jsou firmě známé, jejich pořízení představuje nižší náklady a je u nich předpoklad vyšší stability zaměstnání. Není-li možno uspokojit potřebu zaměstnanců z těchto zdrojů, obrací se pozornost na vnější zdroje. Řada kolektivních smluv omezuje určitým způsobem snižování počtu pracovních sil propouštěním zaměstnanců v produktivním věku. Snižování počtu zaměstnanců se v tomto případě uskutečňuje přirozeným úbytkem (odchod do důchodu, či dobrovolné odchody z jiných důvodů).
Proces získávání zaměstnanců i realizace odchodu uvolňovaných zaměstnanců vyžaduje součinnost s úřady práce nebo jinými institucemi v zájmovém území firmy. Pomoc firmy zaměstnancům uvolňovaných z restrukturalizačních a organizačních důvodů(nárok na odstupné) vyplývá u nás také z právních předpisů (Zákoník práce).
Firma však nemá zájem o získání jakéhokoliv uchazeče o zaměstnání. Je třeba, by uchazeč disponoval určitými vlastnostmi, které odpovídají nárokům pracovního místa ve firmě. Je to profesní zaměření uchazeče, dosažená kvalifikace a řada dalších vlatností (např. pracovní morálka, schopnost kooperace a komunikace, organizační schopnosti, zájem o kvalifikační růst). Zabezpečení tohoto požadavku je úkolem procesu výběru zaměstnanců. Na základě získaných informací o uchazeči (dotazník, osobní pohovor, případně psychologické testy) se posoudí míra předpokladů pro přijetí. Metody výběru zaměstnanců a posuzování jejich pracovních a osobnostních předpokladů pro výkon práce jsou vysoce specializovanou činností odborníků v personální práci a psychologů. Rozhodnutí o přijetí se zpravidla provádí ve spolupráci s odbornými liniovými vedoucími, budoucími nadřízenými přijímaných zaměstnanců, kteří by měli nést konečnou odpovědnost za rozhodnutí o přijetí zaměstnance.
Je možno použít nejrůznějších metod, jimiž se zjišťují předpoklady pro výkon určité funkce. Kromě obecných předpokladů (jako jsou vzdělání, praxe, znalosti, dovednosti) je účelné zjišťovat v některých případech i osobní charakterové vlastnosti (svědomitost, odpovědnost, pracovitost, úroveň motivace k práci, osobní cíle). Tyto předpoklady se mohou zjišťovat psychologickými testy. Účelné je někdy i vyžádání hodnocení (reference) od předcházejícího zaměstnavatele uchazeče. Platí zásada, že všichni (i odmítnutí uchazeči) mají být slušnou formou informování o výsledcích výběrového řízení.